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Microsoft: Wie wir die E-Mail noch produktiver machen

Gastbeitrag von Dr. Thorsten Hübschen, Microsoft Deutschland GmbH

Als die E-Mail in den 90er Jahren den Einzug ins Unternehmen gehalten hat, kam das einem revolutionären Effizienzsprung gleich. Heute gilt die elektronische Post als Aufmerksamkeitskiller – denn Wissensarbeiter drohen in der Flut ihrer täglichen E-Mails unterzugehen. Jeder zehnte Berufstätige erhält laut einer aktuellen BITKOM-Studie mehr als 40 E-Mails pro Tag. Schnell geht dabei der Überblick verloren. Doch trotz vieler Kommunikationsalternativen führt in der Geschäftswelt auf lange Sicht kein Weg an der E-Mail vorbei.

Fast jeder zweite Befragte (48 Prozent) schätzt, dass die E-Mail auch in 15 Jahren noch weit verbreitet sein wird.

Wie sieht ein intelligenter Umgang mit der Informationsflut aus?

Sicher, die schier unüberschaubare Anzahl von E-Mails nervt. Wie viele Mails erweisen sich nach dem Lesen als unwichtig? Wie viele Wissensarbeiter empfinden das Abarbeiten von E-Mails als die neue Stechuhr in ihrem Arbeitsalltag? Wir verbringen viel zu viel Zeit damit, uns auf die Suche nach Informationen zu begeben. Doch nach wie vor ist die E-Mail das wichtigste Kommunikationsmittel innerhalb von Unternehmen sowie zwischen dem Unternehmen, seinen Kunden und Lieferanten. Wir sprechen daher über einen intelligenten Umgang mit der stetig wachsenden Flut an Informationen.

E-Mail als zentraler Bestandteil des Kommunikationskonzeptes

E-Mail muss neu gedacht werden. Statt über das Ende der E-Mail zu philosophieren, definieren wir dieses Kommunikationsmittel neu – als wichtigen Teil eines unternehmensweiten Kommunikationskonzepts. Wir heben ihre Stärken hervor und setzen auf eine kombinierte Lösung, bei der Yammer und Skype for Business eine zentrale Rolle spielen. In diesem strategischen Gesamtkonzept für die Unternehmenskommunikation ist die E-Mail ein wesentlicher Bestandteil. Denn

Outlook ist heute und auch in Zukunft das Tool für das Bearbeiten von E-Mails, aber auch von Kontakten, Terminen und Aufgaben in der Zusammenarbeit mit meinen Kollegen.

Cluttern gehört ab jetzt zum Handwerk

Wir gehen nun einen Schritt weiter und erweitern Outlook mit dem neuen Aufräumdienst Clutter, der noch mehr auf die individuellen Vorlieben und Bedürfnisse seiner Benutzer eingeht.

Was ist neu? Was wird sich ändern?

Schon heute kann ich E-Mails mit Outlook-Regeln filtern: nach Absender oder bestimmten Schlüsselwörtern zum Beispiel. Aber das reicht nicht, denn damit ist ja noch nichts darüber gesagt, ob ich eine Mail gerade brauchen kann oder nicht. Clutter sorgt für Ordnung im Posteingang. Im Gegensatz zum statischen Abarbeiten von Regeln denkt Clutter mit. Es merkt sich, welche E-Mails gelesen werden und welche nicht. Als Ergebnis werden mir nur noch die Nachrichten im Posteingang angezeigt, die für mich relevant sind. Der Rest wird nicht gelöscht, sondern in das Verzeichnis „Unwichtige Elemente“ einsortiert.

Wichtig ist: Clutter lernt durch mein Verhalten.

Sollte sich unter den verschobenen Mails doch mal eine relevante Nachricht befinden, kann ich sie per Klick in den Posteingang zurückholen. Der Algorithmus von Clutter registriert das, lernt daraus und bietet mir künftig die Mails wieder da an, wo ich sie brauche.

Nach dem Einrichten dieses intelligenten Dienstes wird „Cluttern“ bei jedem Outlook-Nutzer zum Handwerk gehören!

 


 

Über Clutter

Der neue Aufräumdienst Clutter ergänzt die seit langem verfügbare Möglichkeit, E-Mails durch eine festgelegte Regel in einen bestimmten Outlook-Ordner zu verschieben. Im Gegensatz zu diesen statischen Vorgaben arbeitet Clutter intelligent mit. Es merkt sich, welche E-Mails welches Absenders vom Nutzer gelesen werden und welche nicht. Als Konsequenz werden nur die relevanten Nachrichten im Posteingang gezeigt. Der Rest wird nicht gelöscht, sondern in das Verzeichnis „Unwichtige Elemente” am Fuß des Posteingangsfensters sortiert. Dieser Ordner ist minimiert, kann aber jederzeit vom Nutzer vergrößert werden. Sollte sich darunter doch eine relevante Nachricht befinden, wird diese per Klick einfach in den Posteingang verschoben. Der Algorithmus registriert den Vorgang und lernt auf diese Weise stetig dazu.

Über Dr. Thorsten Hübschen

Dr. Thorsten Hübschen, verantwortlich für das Office-Geschäft bei der Microsoft Deutschland GmbH, wurde im August 1974 geboren – exakt acht Monate bevor Bill Gates Microsoft gründete. Aufgewachsen zwischen Rechenzentrum und C++, promovierte er in reiner Mathematik (Funktionentheorien) mit Nebenfach Informatik. Zuletzt bei McKinsey im Business Technologie Office tätig, treibt er nun als Direktor der Microsoft Office Division seine Vision für die Arbeitswelt der Zukunft voran. Dr. Thorsten Hübschen ist verantwortlich für Microsoft Office, das Unternehmensnetzwerk Yammer und Kommunikation via Lync in Deutschland. Mit Office Graph will Dr. Thorsten Hübschen Unternehmen als agile Netzwerke für Kunden, Mitarbeiter und Produktinnovationen dezentral und transparent zusammenführen. Im Mai 2014 veröffentlichte er gemeinsam mit Erfolgsautor Markus Albers das „Manifest für ein neues Arbeiten“. Auf Twitter findet man ihn unter @ThorHuebschen